Basis Data dengan Ms.Acces

pemisalan basis data

MODUL BELAJAR MS. ACCES

TEORI DASAR

Penger t ian Tabel , Field dan record
Sepert i kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dar i beberapa tabel yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang sal ing berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dar i beberapa record dan f ields. Sebagai ilust rasinya
adalah sebagai berikut :

Jadi yang dimaksud dengan f ields adalah at ribut yang dimi liki oleh suatu tabel.
Sedangkan record adalah isian data yang dimil iki oleh tabel.
Untuk memulai microsof t Access pada dasarnya hampi r sama antara Taskbar Windows
95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Star t -> Program -> Program MS-Access.

Membuat databases
1. Buka aplikasi Microsof t Access
2. Klik File New
3. Pil ih Blank Database
4. Create nama f ile database
Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau
menekan tombol enter.

Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in
Design View. Langkah- langkahnya sebagai berikut :
1. Tampilan awal create table in design view
2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk
mengisikan f ield dan type data
3. Masukan nama-nama f ield beserta type datanya
2
4. Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas
5. Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK
6. Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap
tabel tersebut selanjutnya.

Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :
1. Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan Numeric).
Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5. Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul
secara otomat is dan ni lainya t idak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan
sebagainya.
9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text .
Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau
Combo Box.

Menambah Field
1. Buka f i le
Pi lih Table
2. Pil ih Design View
3. Blok f ield yang akan disisipi ( kl ik sebelah kir i nama f ield )
4. Klik insert
rows
5. Tuliskan f ields baru
6. Kemudian kl ik close dan Save OK

Menghapus Field
1. Buka f i le
Pi lih Table
2. Pil ih Design View
3. Blok f ield yang akan dihapus
4. Klik edit
delete
5. Tuliskan f ields baru
6. Kemudian kl ik close dan Save OK

Merubah Field
1. Buka f i le
Pi lih Table
2. Pil ih Design View
3. Rubah f ield

4. Kemudian kl ik close dan Save OK

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY

Kunci pr imer adalah sebuah f ield yang bersifat unik, dimana data dari f ield tersebut
t idak boleh sama. Kunci pr imer digunakan untuk membedakan antara record / data
yang satu dengan yang lain, sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa
dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk
membedakan diber ikan f ield yang bersifat unik.

Cara membuat pr imary key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu f ield, ikut i langkah berikut
ini:
1. Pil ih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pil ih dan Kl ik nama f ield yang ingin di jadikan primary key
4. Pil ih dan klik menu Edi t , Pr imary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA

 Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela data base pil ih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter
b. Klik Ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampi l.
3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampi l
jendela data Sheet dar i tabel yang masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang
telah Anda buat pada jendela desain View.

Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampi lan data Sheet
view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Di dalam jendela data Sheet pil ih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
salah satu perintah berikut :
a. Pil ih per intah Delete dari menu Edi t
Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daf tar pi lihan menu yang
tampi l pl ih perintah delete Record.
2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampi l kotak
Konf irmasi pil ih Yes apabila Anda benar -benar ingin menghapus Record dan
tombol No apabi la ingin membatalkan proses penghapusan.

QUERIES

Membuat Quer ies
Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya ki ta tahu terlebih dulu maksud dari query.
Query bisa diar t ikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang
ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matemat ik ( * , / , +, - dl l )
Cara membuat query ada 2 yaitu:
1. Create quey in design view
2. Create query by using wizard.
Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama
yaitu Create query in design view.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Klik Quer ies pada bagian objects
2. Klik 2 x Create query in Design view sama sepert i membuat table.
3. Pil ih nama table dalam daf tar Show Table kemudian kl ik Add.
4. Klik 2 x nama f ield yang ada pada tabel daf tar sehingga nama-nama f ield
tersebut tersimpan dalam daf tar quer ies sepert i pada gambar diatas.
5. Masukkan rumus pada f ield yang di inginkan
Contoh Rumus Jml_ni lai :
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .
6. Kemudian kl ik tombol close pada sudut kanan atas,

FORM

Form adalah suatu interfase / tatap muka yang dapat membantu pengguna atau
operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang
disediakan oleh microsof t Access adalah Form.
Cara membuat form ada 2 yai tu:
1. Create form in design view
2. Create for rm by using wizard
Pada saat ini ki ta akan mempelajar i cara membuat form dengan Create form by using
wizard. Langkah-langkahnya:
1. Klik Form pada Objects
2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampi l form wizard
3. Pada Tables/Quer ies pil ih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian kl ik next
5. Kemudian kl ik next sekali lagi
6. Pada tampilan ber ikutnya Anda dapat memi lih diantara beberapa alternat if
untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memi lih stone . . .
7. Kemudian kl ik next
8. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )
9. Kemudian Klik Finish
Member i judul form
1. Klik nama form
2. Pil ih design
3. Drag baris antara form header dan detai l
4. Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detai l
5. Klik label pada toolbar opt ion
6. Klik daerah kolom baru antara form header dan detai l
7. Tuliskan judul yang di inginkan
8. Klik close, save OK

REPORT / LAPORAN

Repor t / Laporan
Laporan adalah hasi l dar i proses input data yang telah di lakukan yang berupa
informasi yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nant inya dicetak
dalam bentuk pr int out ( lembaran kertas )
Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :
1. Klik Repor t pada Objects
2. Klik 2 x Create repor t by using wizard akan tampi l form wizard
3. Pada Tables/Quer ies pil ih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4. Kemudian kl ik next , sampai ada perintah f inish
5. Klik f inish
Mel ihat / mencetak hasi l laporan
1. Klik report pada object
2. Klik 2 kali pada nama report
3. Akan tampil hasi l dar i report
4. Klik f i le
print ….
5. Klik OK


terimakasih atas perhatiannya. sering berlatih dAn semangaaaaaaaaaat

Posted in: PTI